Para todos los trabajadores que se encuentren en territorio colombiano, es fundamental conocer los pasos para redactar una carta de certificación laboral. Este documento es solicitado frecuentemente por entidades bancarias y demás instituciones privadas en sus diversos trámites. Con este instrumento se puede dar fe que una persona es empleado de determinada empresa.
Por lo general, este tipo de documentación es emitido por el departamento de recursos humanos del sitio donde se trabaja, previa solicitud, dirigida hacia personas que son consideradas “fijas” dentro de la empresa.
Si necesitas una carta de certificación laboral en Colombia, y está en busca de información detallada sobre cómo obtenerla o redactarla por tus propios medios, sigue leyendo este artículo y presta atención a cada paso. Aquí encontrarás todo lo necesario para tener esta documentación tan importante para cualquier trabajador colombiano.
Documento de certificación laboral ¿Qué es y para qué sirve?
Este certificado no es más que una documentación que da constancia de trabajo, avalando la relación entre una determinada persona y su empleador. Este instrumento puede ser solicitado con diversos propósitos, en el mismo se debe facilitar cierta información sobre el trabajador, tales como: su salario, antigüedad, los datos de la entidad donde presta sus servicios y el cargo que ejerce dentro de la empresa.
Hay que resaltar que este documento no es una carta de recomendación, aunque dependiendo de los propósitos para los que vaya a ser utilizado, pueden describirse ciertas cualidades o virtudes del trabajador en cuestión. Pero siempre cumpliendo con la finalidad de dar constancia de su situación laboral. El empleado tiene el derecho de solicitar este documento y debe ser otorgado a la brevedad posible.
De acuerdo a las leyes vigentes en materia laboral en Colombia, específicamente el artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo, se establecen las obligaciones que debe tener un empleador en relación a este documento. El numeral 7 de manera puntual deja sentado que en caso de finalizar el contrato, la empresa deberá emitir un certificado laboral al trabajador así este no lo solicite.
Cómo redactar una carta de certificación laboral paso a paso
La carta de certificación laboral puede redactarse de múltiples maneras, y, generalmente, cada compañía tiene un modelo particular que utiliza para emitir esta documentación, es decir, no existe ningún formato especifico que haya sido establecido por la reglamentación vigente. No obstante, debe reflejar ciertos datos específicos de manera obligatoria, como lo son el salario que cobra el trabajador, los años de servicio y la índole de trabajo.
Además de esto, es importante que el este documento sea redactado bajo algunos parámetros con la finalidad de que cumpla con su propósito. Si eres empleador, aquí te dejamos algunas recomendaciones para que tengas en cuenta al momento de emitir una carta de certificación laboral.
- Redacta la carta en un lenguaje sencillo y legible.
- Procura que este documento este bien identificado con el nombre y logo de la empresa.
- Proporciona los datos principales de la compañía, ya sea al inicio o al final del documento. Esta información le da legitimidad al mismo.
- La persona que emite la carta, debe especificar su cargo dentro de la empresa y establecer que está facultado para expedir este documento.
- Proporcione claramente los datos del trabajador que solicitó el documento, tales como el sueldo que recibe, el cargo que desempeña y los años de servicio.
- No debe faltar la fecha en que fue emitido el documento, además del lugar.
- Finalice el documento con una despedida cordial, además de agregar un número de contacto con la empresa y una firma autorizada con su respectivo sello.
Carta de certificación laboral por honorarios
Este tipo de documento es diferente a los normalmente emitidos por las empresas y empleadores. Cuando una relación laboral es establecida bajo contrato u honorarios, se deja por sentado que la relación laboral tiene un tiempo de duración establecido. Pero no existe ninguna obligación establecida por parte de la ley para esta figura.
En estos casos queda de parte de la compañía o empleador la decisión de emitir un documento de este tipo, ya que las leyes no obligan a expedir una carta de certificación laboral en caso de contratos limitados o trabajadores por honorarios.
Si se emite una carta de certificación laboral a trabajadores de este tipo, es importante resaltar que no existen muchas diferencias entre este y una constancia regular, pero si debe dejarse claro la duración del contrato, las condiciones del mismo y si fue renovado en alguna ocasión.
Formato de carta de certificación laboral
Este documento es más fácil de redactar de lo que se cree. A continuación indicamos qué debe llevar un certificado de trabajo, además de un práctico formato en formato Word para que puedas descargarlo y lo tomes como ejemplo llenándolo tú mismo/a. La carta de certificación laboral debe llevar:
- Lugar y fecha de emisión.
- Nombre y logo de la empresa.
- Datos principales de la empresa o empleador.
- Información de quien redacta el documento.
- Saludo.
- Cuerpo de la carta.
- Despedida.
- Firma y datos de quien emite el documento.
